Documentbeheer			Beveiliging
		Uniformiteit: huisstijl en opslag			Voordelen
		Koppelingen			Contact

Documentbeheer

"Sorry, het rapport staat op de schijf van mijn collega". "Waar is dat bezwaarschrift gebleven?".  Allemaal voorbeelden uit de dagelijkse accountantspraktijk.  

Via Suntaxis Office bent u in staat uw correspondentie, rapportages uit Word uw afschrijvingsstaten en overige werkbladen uit Excel eenvoudig uniform en automatisch op te slaan in een standaard archiveringssysteem.

Via een werkbalk in Word en Excel kunt u een document aanmaken, gebaseerd op een door u gecreëerd sjabloon. Medewerkers hebben weinig of geen ervaring nodig om met dit systeem te werken. U bent er altijd zeker van dat u uw documenten kunt terugvinden omdat deze via Suntaxis Office standaard worden gearchiveerd. Zoeken en vinden is al helemaal geen probleem via een uniek documentnummer en de zelf aan te leggen zoeksleutels.

Kortom, Suntaxis Office is de standaard in documentarchivering. 

Uniformiteit: Huisstijl & Opslag

Als u met Suntaxis Office werkt, bent u eenvoudig zelf in staat om Word of Excel sjablonen aan te maken die een uniforme huisstijl waarborgen. Dit is enerzijds belangrijk omdat u daarmee voor uw kantoor een uniforme uitstraling bereikt, anderzijds kunt u hiermee op een eenvoudige manier uw vaktechnisch niveau verbeteren en/of handhaven. 

Verder kunt u door het aanmaken van categorieën uw eigen archiveringssystematiek doorvoeren. Belangrijk is hierbij de aansluiting met uw permanent en/of werkdossier van de klant. Suntaxis Office archiveert, kent elk document een uniek nummer toe en daarnaast worden alle documenten op een uniforme wijze vastgelegd. Dit betekent, dat via het aanmaken van eigen zoeksleutels, zoals cliëntnummer, dossiernummer en organisatie nummer de opgeslagen informatie altijd eenvoudig is terug te vinden. 

Koppelingen

Vaak is er in veel organisaties geen sprake van één relatiebestand maar, van een lappendeken aan databases, bestanden en werkbladen met relatiegegevens.  Daardoor heeft iedereen een eigen manier om documenten te maken, op te slaan en/of te versturen. Deze wijze van werken staat een optimaal gebruik van geautomatiseerde systemen in de weg. In de praktijk leidt dit tot inefficiëntie en een verhoogde foutkans. Bijvoorbeeld een belangrijk rapport dat ongewild naar het oude adres van een cliënt wordt gestuurd, omdat de nieuwe gegevens nog niet waren bijgewerkt. Pijnlijke situaties, omdat correspondentie bij verkeerde personen en/of organisatie terecht komt.

Met Suntaxis Office behoort dit tot het verleden. Door standaard te koppellen met de databases van Exact Globe 2000, Exact for Windows, Grote Beer voor Windows, Exact DOS 6.5 en Grote Beer HT werkt u met één centraal relatiebestand. 

Als u een nieuw document aanmaakt dan kiest u voor de betreffende cliënt of crediteur. U kiest een sjabloon en een contactpersoon, geeft een omschrijving van het document en na bevestiging worden de gegevens uit de database samengevoegd met het door u gekozen sjabloon en is uw document gereed. 

Natuurlijk kunt u ook sjablonen aanmaken voor faxdocumenten, waarop het faxnummer wordt overgenomen uit de betreffende database.

Doordat wijzigingen centraal worden doorgevoerd, beschikt iedereen direct over de juiste relatiegegevens: dat is pure tijdwinst. 

Beveiliging

Wanneer u gebruik maakt van een archiveringssysteem moeten er hoge eisen worden gesteld aan de beveiliging. U wilt immers niet dat onbevoegden uit uw eigen organisatie, of van daarbuiten, toegang hebben tot vertrouwelijke stukken. Suntaxis Office beschikt over uitgebreide mogelijkheden om rechten toe te kennen in het systeem. U kunt daardoor een optimale functiescheiding tot stand brengen, zodat u ook via deze invalshoek de professionaliteit van uw kantoor kunt verbeteren c.q. handhaven.

Voordelen

• Archiveringssysteem
• Korte, snelle implementatie
• Eenvoudig in gebruik en beheer
• Koppeling met externe databases
• Naar eigen inzicht zoeken en vinden
• Prijs

U werkt al met Suntaxis Office Lite vanaf € 500,00 (exclusief BTW). Vraag nu via onderstaand response formulier meer informatie aan. 

Contact